Beginnen Sie mit einem Arbeitsergebnis

«Wir entwickeln einen KI-Assistenten» beschreibt eine Richtung. Es sagt wenig darüber aus, welche Personen damit welche Aufgabe erledigen können. Schreiben Sie zuerst den gewünschten Arbeitsablauf auf: Eine Serviceperson stellt eine technische Frage, sieht eine Antwort mit gültiger Quelle und kann unklare Fälle an eine Fachperson weitergeben.

Damit lässt sich ein Auftrag abgrenzen. Die öffentliche Website, das gesamte Produktarchiv und automatische Kundenantworten gehören nicht zwangsläufig dazu. Benennen Sie solche Grenzen ausdrücklich. Ein gemeinsames Verständnis am Anfang erleichtert später die Entscheidung, ob eine Funktion fehlt oder als Erweiterung hinzukommt.

Der britische Leitfaden zur KI-Beschaffung empfiehlt eine klare Problemstellung statt einer voreilig festgelegten technischen Lösung. Für Schweizer KMU ist das eine methodische Orientierung, keine verbindliche Beschaffungsvorschrift.

Vier Leistungen getrennt beschreiben

Analyse klärt die Ausgangslage. Ein mögliches Ergebnis ist ein Bericht über Datenzugang, Prozessprobleme und offene Entscheidungen. Eine Präsentation ohne beantwortete Entscheidungsfrage genügt dafür selten.

Entwicklung erzeugt die Anwendung. Beschreiben Sie dabei unterstützte Aufgaben, Benutzerrollen und Grenzen. «Antwortet auf Fragen» wird präziser, wenn Produktbereich, Quellen und Verhalten bei fehlenden Informationen genannt sind.

Integration verbindet die Anwendung mit bestehenden Systemen. Hier gehören die konkreten Schnittstellen, Lese- oder Schreibrechte sowie die Behandlung von Fehlern hin. Ein funktionierender Demonstrator mit kopierten Dateien ist noch kein laufender Anschluss an Ihre Dokumentenablage.

Betrieb hält die Lösung nach der Einführung nutzbar. Dazu können Überwachung, Support, Datenaktualisierung und Modellwechsel gehören. Lassen Sie offen ausgewiesene Zusatzleistungen separat anbieten, statt eine unbegrenzte Betreuung zu unterstellen.

Ein Arbeitsblatt für jedes Leistungspaket

Verwenden Sie für jedes Paket dieselben Felder:

• Zweck: Welche betriebliche Aufgabe wird erleichtert?

• Lieferobjekt: Welche Datei, Anwendung oder Dokumentation erhalten Sie?

• Umfang: Welche Systeme, Daten und Benutzer gehören dazu?

• Mitwirkung: Was muss Ihr Unternehmen liefern oder freigeben?

• Prüfung: Wer beurteilt das Ergebnis und anhand welcher Fälle?

• Ausschlüsse: Welche naheliegenden Funktionen fehlen bewusst?

• Übergabe: Wer kann das Ergebnis nach Projektende verwenden?

Ergänzen Sie einen Verantwortlichen und einen geplanten Entscheidungszeitpunkt. Eine lange Funktionsliste ersetzt diese beiden Angaben nicht. Gerade bei einem kleinen Team muss klar sein, ob dieselbe Person fachlich testet, Zugänge beantragt und über Änderungen entscheidet.

Beispiel: Ein begrenzter Wissensassistent

Das folgende Beispiel ist fiktiv. Ein Handelsunternehmen möchte seinem Innendienst freigegebene Informationen zu einer Produktgruppe zugänglich machen. Es beauftragt zunächst drei Pakete.

Paket eins liefert eine Übersicht über die vorgesehenen Dokumente. Ungültige Versionen, fehlende Zuständigkeiten und unklare Zugriffe werden markiert. Das Unternehmen entscheidet daraufhin, welche Quellen freigegeben werden. Eine vollständige Bereinigung des Firmenarchivs ist ausgeschlossen.

Paket zwei liefert einen Assistenten für fünf benannte Testpersonen. Er durchsucht nur den freigegebenen Bestand und zeigt Quellen an. Er erstellt weder Bestellungen noch verbindliche Offerten. Die Fachperson prüft vereinbarte Fragen sowie Fälle ohne ausreichende Grundlage.

Paket drei liefert Betriebsunterlagen und eine betreute Übergabe. Eine interne Person übt, ein Dokument zu ersetzen und einen Fehler zu melden. Laufender Support beginnt nur, wenn Umfang und Zuständigkeit dafür gesondert vereinbart sind.

Diese Aufteilung macht auch einen Zwischenstopp brauchbar: Nach dem ersten Paket liegt eine verwertbare Entscheidung vor, selbst wenn die Entwicklung vorerst nicht beginnt.

Sicherheit als konkrete Leistung erfassen

Ein pauschales «sicher» lässt sich kaum abnehmen. Fragen Sie nach überprüfbaren Ergebnissen: dokumentierte Rollen, ein Test mit unberechtigtem Zugriff, ein Verfahren für widerrufene Zugänge und ein verständliches Fehlerprotokoll.

Die NCSC-Leitlinien zum sicheren KI-Design behandeln Sicherheitsanforderungen bereits bei der Gestaltung des Systems. Im Auftrag können Sie daraus konkrete Prüffragen ableiten. Welche Tests angemessen sind, hängt von den Daten und den möglichen Folgen eines Fehlers ab.

Klären Sie, welche Zertifizierungen für Ihr Vorhaben erforderlich sind und welche Nachweise der Anbieter tatsächlich vorlegen kann. Eine Zertifizierung belegt keine vollständige Risikofreiheit. Entscheidend ist, welche Schutzmassnahmen umgesetzt, geprüft und später gepflegt werden.

Den vollständigen Aufwand sichtbar machen

Halten Sie fest, ob Lizenzen, Schnittstellengebühren, Datenaufbereitung und interne Fachzeit im Angebot enthalten sind. Ein niedriger Entwicklungspreis hilft wenig, wenn die notwendige Anbindung noch völlig offen ist. Unser Beitrag zu Kosten der KI-Beratung zeigt, wie Sie die Budgetbestandteile getrennt erfassen.

Lassen Sie abschliessend jede beteiligte Person einen Satz beantworten: «Nach diesem Auftrag können wir …». Fallen die Antworten unterschiedlich aus, ist der Umfang noch nicht ausreichend geklärt.

Den Umfang vor dem Start bestätigen

Gehen Sie das Arbeitsblatt gemeinsam durch und lassen Sie Annahmen korrigieren. Eine akzeptierte Liste mit klaren Grenzen ist wertvoller als eine umfangreiche Leistungsbeschreibung, in der jeder Beteiligte etwas anderes versteht. Bewahren Sie diese Fassung als Bezugspunkt für spätere Änderungen auf.

Mit einclick als KI-Agentur aus Zürich können Sie einen solchen ersten Auftrag entlang Ihrer Datenlage und eines konkreten Arbeitsablaufs eingrenzen.