Die kurze Antwort: Der Umfang bestimmt das Budget

Für KI-Beratung in der Schweiz gibt es keinen verbindlichen Einheitspreis. Ein Workshop, eine Datenanalyse und ein produktiver Assistent mit ERP-Anbindung sind unterschiedliche Leistungen. Eine seriöse Budgetierung beginnt mit einer konkreten Aufgabe: Wer soll welche Arbeit mit welchen Daten schneller oder besser erledigen?

Fragen Sie deshalb nicht nur nach dem Tagessatz. Lassen Sie sich zeigen, welche Ergebnisse Sie erhalten, welche internen Mitarbeitenden benötigt werden und welche Arbeiten nach dem Projekt weiterlaufen. Eine günstige Demonstration kann teuer werden, wenn Datenbereinigung, Berechtigungen und Betrieb erst später sichtbar werden.

Vier Kostenblöcke, die in jede Offerte gehören

Die Analyse umfasst Prozessaufnahme, Datenstichprobe und die Prüfung, ob KI überhaupt zur Aufgabe passt. Ihr Ergebnis sollte eine Entscheidungsvorlage sein: geeigneter Anwendungsfall, offene Voraussetzungen, Risiken und ein begrenzter nächster Schritt.

Der Pilot prüft eine klar beschriebene Hypothese. Dazu gehören repräsentative Testfälle und eine Auswertung. Eine vorführbare Oberfläche allein beweist noch keinen Nutzen. Der Pilot muss auch schwierige Fälle enthalten, etwa widersprüchliche Dokumente oder Anfragen ohne verlässliche Antwort.

Die Integration verbindet den Pilot mit dem Arbeitsalltag. Typische Arbeiten sind Anmeldung, Rollen, Schnittstellen, Fehlerbehandlung und eine nachvollziehbare Freigabe. Hier unterscheiden sich Offerten oft stärker als beim eingesetzten Sprachmodell.

Der Betrieb umfasst Infrastruktur, Modellnutzung, Support und die Pflege der Daten. Hinzu kommt die Zeit Ihrer Fachpersonen für Stichproben und Verbesserungen. Diese Kosten verschwinden nicht, sobald die Anwendung online ist.

Ein transparentes Rechenbeispiel in CHF

Das folgende Szenario ist eine frei gewählte Modellrechnung, kein Marktpreis und keine Offerte von einclick. Angenommen, ein begrenzter Wissensassistent benötigt 24 externe Stunden für Analyse, 56 für den Pilot und 40 für Integration und Übergabe. Bei einem angenommenen Satz von CHF 180 ergibt das 120 × 180 = CHF 21’600.

Intern fallen zusätzlich 30 Stunden an. Mit angenommenen Vollkosten von CHF 80 sind das CHF 2’400. Bei monatlich CHF 300 für technische Nutzung und CHF 500 für Betreuung entstehen CHF 9’600 laufende Kosten pro Jahr. Das erste Jahr kostet in diesem Szenario CHF 33’600, ohne Mehrwertsteuer und ohne zusätzliche Reserve.

Ändern Sie diese Annahmen mit Ihren tatsächlichen Zahlen. Ein zweiter Datenbestand, besonders hohe Verfügbarkeit oder aufwendige Berechtigungen können den Aufwand erhöhen. Ein bereits sauber dokumentierter Prozess kann ihn senken. Lassen Sie Unsicherheiten als eigene Position ausweisen, statt sie in einem pauschalen Erfolgsversprechen zu verstecken.

So vergleichen Sie Angebote fair

Geben Sie allen Anbietern denselben kurzen Projektbeschrieb. Nennen Sie Zielgruppe, Datenquellen, gewünschte Aktionen, ausgeschlossene Funktionen und die Person, die das Ergebnis abnimmt.

• Welche konkreten Unterlagen und nutzbaren Komponenten werden übergeben?

• Welche Datenarbeiten und Schnittstellen sind enthalten?

• Woran wird die Qualität gemessen, und wer prüft die Testfälle?

• Welche Nutzungsrechte, Exporte und laufenden Verpflichtungen bestehen?

• Was kostet eine Erweiterung, und wie lässt sich das Projekt beenden?

Für die wirtschaftliche Seite hilft unsere Anleitung zum KI-ROI mit realistischen Annahmen. Zeitgewinn ist zunächst verfügbare Kapazität. Eine tatsächliche Kostensenkung entsteht erst, wenn sich beispielsweise Überstunden, Fremdleistungen oder andere Ausgaben reduzieren.

Zwei Positionen werden häufig unterschätzt

Erstens: die Qualität des Ausgangsmaterials. Wenn fünf widersprüchliche Preislisten existieren, muss jemand klären, welche gilt. Das lässt sich nicht durch einen stärkeren Prompt ersetzen.

Zweitens: der Umgang mit Personendaten und externen Dienstleistern. Der EDÖB erläutert die Anforderungen an Auftragsdatenbearbeitung. Klären Sie deshalb Vertragsprüfung, Bearbeitungsorte und Zuständigkeiten bereits im Leistungsumfang. Ob einzelne rechtliche Prüfungen nötig sind, hängt vom konkreten Projekt ab.

Als technische Orientierung empfiehlt das NIST AI Risk Management Framework, Risiken über den Lebenszyklus einer KI-Anwendung zu betrachten. Daraus folgt für die Beschaffung: Tests und Betreuung sollten im Budget sichtbar sein.

Welcher erste Auftrag ist sinnvoll?

Bei unklarer Ausgangslage ist eine begrenzte Analyse mit klaren Ergebnissen oft die bessere Einkaufsentscheidung als ein grosser Implementierungsvertrag. Vereinbaren Sie danach einen Entscheidungspunkt. Weiterbauen, Umfang reduzieren oder stoppen sind drei legitime Ergebnisse.

Wenn Sie eine belastbare Grundlage für Ihr Budget brauchen, beginnt unsere KI-Beratung für Schweizer Unternehmen bei Ihren Prozessen und Daten. Daraus lässt sich ein Umfang ableiten, den Sie fachlich und finanziell beurteilen können.