Beschreiben Sie eine beobachtbare Schwierigkeit

«Wir möchten KI einsetzen» lässt praktisch jede Antwort zu. «Unser Innendienst sucht Produktinformationen in drei Ablagen und muss unklare Angaben beim Einkauf nachfragen» beschreibt ein untersuchbares Problem. Ergänzen Sie, wer betroffen ist und was heute passiert, wenn die benötigte Information fehlt.

Vermeiden Sie unbelegte Grössenordnungen. Wenn niemand die Suchdauer gemessen hat, schreiben Sie «noch nicht erhoben». Eine ehrliche Lücke ist hilfreicher als eine scheinbar genaue Einsparungszahl. Die Agentur kann dann anbieten, diese Lücke gezielt zu schliessen.

Auch das GOV.UK-Handbuch zur Discovery-Phase stellt das Verständnis des Problems vor den Bau einer Lösung. Die folgende Briefingvorlage ist unsere praktische Empfehlung für ein KMU, keine vorgeschriebene Behördenvorlage.

Die Vorlage mit acht Feldern

Legen Sie ein gemeinsames Dokument an und beantworten Sie diese Fragen in kurzen Absätzen:

• Anlass: Warum befassen Sie sich gerade jetzt mit dem Thema?

• Arbeitsablauf: Wer macht heute was, mit welchen Übergaben?

• Schwierigkeit: Wo entsteht Suche, Wartezeit, Nacharbeit oder Unsicherheit?

• Ziel: Woran würden Sie eine brauchbare Verbesserung erkennen?

• Umfang: Welche Abteilung, Daten und Systeme gehören zunächst dazu?

• Grenzen: Welche Entscheidungen oder Aktionen bleiben ausdrücklich bei Menschen?

• Mitwirkung: Wer kann Beispiele liefern, Fachfragen beantworten und Ergebnisse prüfen?

• Entscheidung: Was soll nach dem ersten Auftrag entschieden werden?

Erfassen Sie daneben offene Fragen. Halten Sie dabei die Beobachtung von einer Vermutung getrennt. «Dateien liegen in mehreren Ordnern» ist eine Beobachtung. «Eine Vektordatenbank löst unser Problem» ist bereits eine Lösungshypothese.

Beispielanforderung für eine interne Suche

Das folgende Beispiel ist fiktiv: Ein Servicebetrieb möchte für eine Produktfamilie gültige Wartungsunterlagen schneller finden. Im Briefing steht:

«Eine berechtigte Serviceperson soll anhand der Produktkennung die passende freigegebene Anleitung finden und zur Originaldatei gelangen. Veraltete Dokumente sollen erkennbar bleiben und nicht unmarkiert als aktuelle Grundlage erscheinen. Das erste Projekt umfasst eine Produktfamilie und eine interne Testgruppe.»

Dazu kommen die heutigen Ablagen, verfügbare Kennungen und die zuständige Fachperson. Eine offene Frage lautet, ob Produktkennungen in allen Dokumenten zuverlässig vorhanden sind. Damit kann die Agentur einen sinnvollen Prüfauftrag vorschlagen.

Die Anforderung verspricht weder fehlerfreie Antworten noch eine fertige Datenbasis. Sie beschreibt die Aufgabe, die Begrenzung und eine wichtige Unsicherheit.

Beispielanforderung für einen Posteingang

Ein zweites fiktives Beispiel betrifft einen zentralen Posteingang:

«Neue Nachrichten sollen als Lieferfrage, Reklamation oder anderes Anliegen vorgeschlagen werden. Die zuständige Person bestätigt die Zuordnung. Der erste Auftrag umfasst ausschliesslich Kategorien und eine interne Arbeitsliste; es werden keine Nachrichten automatisch verschickt.»

Ergänzen Sie typische Nachrichten, sprachliche Besonderheiten und den heutigen Umgang mit mehrdeutigen Fällen. Wenn Anhänge nicht ausgewertet werden sollen, gehört dies ebenfalls hinein. Eine kurze Liste von fünf schwierigen Beispielen ist für die Einschätzung oft nützlicher als zwanzig allgemeine Wunschfunktionen.

Beispiele sicher bereitstellen

Für ein erstes Angebot reicht häufig eine Beschreibung der Datenarten. Produktive Kundendaten sollten nicht beiläufig als E-Mail-Anhang an mehrere Anbieter gehen. Stellen Sie zunächst synthetische Beispiele oder geeignete, geprüfte Ausschnitte bereit und dokumentieren Sie ihren Zweck.

Bei späterer Auftragsdatenbearbeitung bleibt die Verantwortung des Auftraggebers relevant; das erläutert der EDÖB zum Outsourcing. Klären Sie deshalb vor echten Datenzugriffen Zuständigkeiten, erlaubte Verarbeitung und den vorgesehenen Empfängerkreis.

Das Briefing sollte Sicherheitsanforderungen verständlich nennen: etwa vorhandene Benutzerverwaltung, getrennte Mandanten oder ausgeschlossene Datenarten. Die konkrete technische Umsetzung darf der Anbieter begründet vorschlagen.

Antworten vergleichbar anfordern

Bitten Sie jede Agentur um dieselbe Antwortstruktur: verstandenes Problem, vorgeschlagener erster Schritt, erwartete Lieferobjekte, benötigte Mitwirkung, Annahmen, Ausschlüsse und geschätzter Aufwand. Fordern Sie ausdrücklich eine Liste offener Punkte an.

Lassen Sie den Anbieter markieren, welche Aussagen schon geprüft sind und welche auf Annahmen beruhen. Das verhindert, dass eine selbstsichere Formulierung mit einem belastbaren Nachweis verwechselt wird. Eine nützliche Rückfrage kann bessere Qualität zeigen als eine sofortige Komplettzusage.

Wenn noch nicht klar ist, welcher Prozess ins Briefing gehört, hilft zunächst eine KI-Potenzialanalyse der Arbeitsabläufe. Das Briefing bündelt anschliessend die Ergebnisse für den ausgewählten Bereich.

Vor dem Versand gemeinsam gegenlesen

Lassen Sie eine Person aus dem betreffenden Team das Dokument lesen. Erkennt sie ihren Arbeitsalltag wieder? Kann die interne IT die genannten Systeme zuordnen? Weiss die Geschäftsleitung, welche Entscheidung der erste Auftrag ermöglichen soll?

Eine gültige Fassung kennzeichnen

Vergeben Sie für das Briefing ein Datum und eine Versionsnummer. Neue Antworten auf wichtige Rückfragen sollten alle angefragten Anbieter in derselben Form erhalten. Sonst vergleichen Sie später Angebote, die auf unterschiedlichen Voraussetzungen beruhen, obwohl die Ausgangsdatei gleich hiess.

Streichen Sie Wünsche, die nichts mit dieser Entscheidung zu tun haben. Ein kleines, konkretes Briefing bietet mehr Orientierung als eine allgemeine Digitalstrategie. Für die gemeinsame Eingrenzung steht einclick als Umsetzungspartner für Schweizer Unternehmen zur Verfügung.