Vor dem Termin die Entscheidungsfrage formulieren

Ein gutes Ziel lautet beispielsweise: «Wir wählen einen ersten Pilot aus und legen die Bedingungen für seinen Start fest.» Das ist konkreter als «Wir wollen die Möglichkeiten von KI kennenlernen».

Sammeln Sie vorab drei bis fünf betriebliche Probleme. Beschreiben Sie Aufwand, Häufigkeit und Folgen, ohne bereits ein bestimmtes Werkzeug als Lösung vorzugeben.

Block 1: Gemeinsame Grundlagen

Planen Sie etwa 30 Minuten für Begriffe und Grenzen ein. Zeigen Sie an einer passenden Aufgabe, wie eine KI helfen kann und wie eine überzeugende Fehlantwort aussieht.

Die Zeitangaben dieser Agenda sind ein Vorschlag für einen halben Arbeitstag. Passen Sie sie an Vorwissen und Anzahl der Themen an. Ziel ist eine gemeinsame Sprache, damit spätere Entscheidungen nicht auf unterschiedlichen Vorstellungen beruhen.

Block 2: Probleme und Nutzen

Verwenden Sie rund 50 Minuten, um die vorbereiteten Probleme zu prüfen. Welche Arbeit verursacht heute Wartezeit, Nacharbeit oder häufige Rückfragen? Wer spürt diese Belastung?

Schätzen Sie den möglichen Nutzen mit offengelegten Annahmen. Eine eingesparte Stunde ist nicht automatisch eine Stunde weniger Personalkosten. Sie kann Kapazität für andere Aufgaben schaffen; diese Verwendung muss ebenfalls geplant werden.

Block 3: Voraussetzungen und Grenzen

Nehmen Sie sich etwa 45 Minuten für Daten, Zugriffe und Integration. Lassen Sie IT und Fachbereich gemeinsam einschätzen, welche Quellen vorhanden und nutzbar sind.

Die OECD-Einordnung zur KI-Nutzung in KMU zeigt, dass die Einführung auch Kompetenzen und organisatorische Fragen berührt. Ein kaufbares Werkzeug allein beantwortet diese nicht.

Block 4: Verantwortung und Risiken

Besprechen Sie während weiterer 35 Minuten, welche Fehler tolerierbar sind und welche den Betrieb verhindern würden. Wer prüft Ergebnisse? Wer darf Daten freigeben? Wer stoppt den Pilot bei Problemen?

Das NIST AI Risk Management Framework kann als Orientierung für diese Verantwortungsfragen dienen. Für den Workshop genügt eine verständliche Zuordnung; Sie brauchen keine abstrakte Sammlung von Richtlinien.

Block 5: Entscheidung und nächster Schritt

Reservieren Sie mindestens 40 Minuten, um die Kandidaten zu vergleichen und einen Pilotsteckbrief zu schreiben. Mit einer Pause ergibt sich daraus ein halbtägiges Format.

Der Steckbrief enthält Aufgabe, Nutzerkreis, Datenumfang, zuständige Person, Aufwandsschätzung, Erfolgskriterien und einen Prüftermin. Dokumentieren Sie auch, welche Themen vorerst zurückgestellt werden und warum.

Wer am Tisch sitzen sollte

• Eine Person mit Entscheidungsbefugnis.

• Die Verantwortung für den betroffenen Prozess.

• Eine Person, die die tägliche Arbeit ausführt.

• IT oder ein geeigneter technischer Ansprechpartner.

• Bei relevanten Datenfragen die zuständige Datenschutz- oder Fachstelle.

Ein zu grosser Kreis erschwert Entscheidungen. Fehlende Praxiskenntnis führt dagegen leicht zu unrealistischen Annahmen. Wählen Sie die Teilnehmenden nach dem zu lösenden Problem.

Was nach dem Workshop vorliegen muss

Erwartet werden sollte ein nachvollziehbarer Entscheid, kein Versprechen über noch ungetestete Einsparungen. Wenn wesentliche Daten fehlen, kann die richtige Entscheidung ein begrenzter Prüfauftrag sein.

Unser Beitrag zum Priorisieren von KI-Anwendungsfällen liefert die Vergleichskriterien. Unsere KI-Beratung in Zürich und der Schweiz unterstützt Geschäftsleitungen bei Vorbereitung, Moderation und der Übersetzung in einen überprüfbaren Pilot.