Eine gemeinsame Frage festlegen

Formulieren Sie vorab, worüber entschieden werden soll. Beispielsweise: Welcher Prozess eignet sich für einen begrenzten KI-Pilot? Oder: Welche Daten müssen wir zuerst aufbereiten?

Vermeiden Sie ein Briefing, das bereits die Lösung festschreibt. «Wir brauchen einen Agenten» lässt wenig Raum für eine einfachere Automatisierung oder eine Verbesserung der vorhandenen Suche.

Drei kurze Prozesssteckbriefe sammeln

Bitten Sie die betroffenen Teams, je einen konkreten Vorgang zu beschreiben. Eine Seite pro Thema genügt, wenn die Angaben überprüfbar sind.

• Auslöser und gewünschtes Ergebnis.

• Häufigkeit und typische Bearbeitungszeit.

• Beteiligte Personen und Systeme.

• Wiederkehrende Fehler oder Wartezeiten.

• Vorhandene Daten und bekannte Lücken.

• Folgen einer falschen Bearbeitung.

Kennzeichnen Sie Schätzungen. Eine vermutete Häufigkeit darf im Workshop nicht unbemerkt zur belastbaren Planungszahl werden.

Beispiele gezielt auswählen

Bringen Sie einen normalen, einen schwierigen und einen unklaren Fall mit. Für einen Offertenprozess könnten das eine vollständige Anfrage, eine Anfrage mit fehlenden Angaben und ein Sonderwunsch sein.

Nutzen Sie nur freigegebene Unterlagen. Erstellen Sie bei Bedarf synthetische Beispiele, die die Struktur des Problems erhalten. Ein Workshop braucht selten vollständige Kundenlisten oder ungekürzte Personalakten.

Der EDÖB zu KI und Datenschutz macht deutlich, dass Personendaten auch beim Einsatz neuer Werkzeuge geschützt bleiben müssen. Die Vorbereitung ist ein guter Zeitpunkt, den zulässigen Datenumfang festzulegen.

Die richtigen Personen einladen

Eine Führungskraft kennt die Prioritäten, eine ausführende Person die tatsächlichen Ausnahmen und die IT die Integrationsgrenzen. Diese Perspektiven sollten vertreten sein.

Benennen Sie ausserdem eine Person, die nach dem Termin offene Punkte nachverfolgt. Ohne diese Zuständigkeit bleibt selbst ein guter Workshop leicht bei einer Ideensammlung stehen.

Technische Voraussetzungen vorab klären

Wenn live mit Werkzeugen gearbeitet wird, prüfen Sie Konten, Zugänge und freigegebene Funktionen. Testen Sie, ob alle Teilnehmenden die benötigten Umgebungen erreichen können.

Planen Sie einen Ersatzablauf für technische Probleme. Die Diskussion eines sauber beschriebenen Beispiels ist weiterhin möglich, auch wenn ein Dienst am Workshop-Tag nicht verfügbar ist.

Bewertungskriterien vor dem Brainstorming festlegen

Vereinbaren Sie Kriterien wie Nutzen, Datenlage, Aufwand und Fehlerrisiko. So verhindern Sie, dass die attraktivste Demo automatisch zum wichtigsten Projekt wird.

Die OECD stellt ein Instrument zur KI-Bereitschaft von KMU bereit. Es richtet sich an Unternehmen in G7-Ländern und ersetzt keine Schweizer Förder- oder Rechtsprüfung. Als zusätzliche Orientierung kann es helfen, organisatorische Voraussetzungen bewusster zu betrachten.

Ein Ergebnisformat vorbereiten

Legen Sie eine leere Vorlage für den Pilotsteckbrief bereit: Aufgabe, Nutzer, Quellen, Grenzen, Messgrössen, Verantwortung und nächster Prüftermin. Füllen Sie diese im Workshop gemeinsam aus.

Notieren Sie bei jedem offenen Punkt, wer welche Information beschafft. «Datenschutz klären» ist zu unbestimmt; «Bearbeitungsorte des vorgesehenen Dienstes bis zum Prüftermin dokumentieren» ist ein bearbeitbarer Auftrag.

Nach dem Termin den Entscheid sichern

Versenden Sie die dokumentierten Ergebnisse an den vereinbarten Teilnehmerkreis und lassen Sie sachliche Fehler korrigieren. Bewahren Sie auch die Gründe für zurückgestellte Ideen auf.

Unsere Anleitung zum Priorisieren von KI-Use-Cases ergänzt die Checkliste. Unsere KI-Beratung für Schweizer KMU unterstützt Sie dabei, aus einem gut vorbereiteten Workshop einen umsetzbaren nächsten Schritt abzuleiten.