Mit einem begrenzten Arbeitsschritt beginnen

Geeignete erste Aufgaben können das Strukturieren freigegebener Belege, das Vorbereiten von Rückfragen oder die Suche in internen Arbeitsanweisungen sein.

Trennen Sie allgemeines Fachwissen von konkreten Mandatsdaten. Eine interne Anleitung zur Dokumentenablage benötigt andere Zugriffe als die Zusammenfassung eines vollständigen Mandatsdossiers.

Belegerfassung von fachlicher Beurteilung trennen

KI kann Felder aus Rechnungen und anderen Dokumenten extrahieren. Die Microsoft-Dokumentation zur Rechnungserfassung zeigt beispielhaft, wie strukturierte Angaben aus unterschiedlichen Belegformaten gewonnen werden.

Ob eine Buchung sachlich richtig ist oder wie ein Vorgang steuerlich behandelt werden muss, ergibt sich daraus nicht automatisch. Solche Entscheidungen brauchen gültige Grundlagen, vollständigen Kontext und die verantwortliche Fachperson.

Mandantentrennung technisch nachweisen

Die Anwendung muss bei jeder Suche und Verarbeitung wissen, zu welchem Mandat ein Dokument gehört und welche Person es verwenden darf. Ein Mandatsname im Prompt allein ist keine Zugriffskontrolle.

Prüfen Sie auch Zwischenspeicher, Suchindizes und Protokolle. Eine Antwort aus Mandat A darf nicht über einen gemeinsamen Cache bei Mandat B erscheinen. Verwenden Sie für den Test bewusst ähnlich benannte, synthetische Mandate.

Dienstleister und Geheimhaltung prüfen

Bei der Einbindung externer Dienste sind Verträge, Datenflüsse und allfällige gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflichten zu beurteilen. Die EDÖB-Erläuterungen zur Auftragsdatenbearbeitung nennen diese Prüfung ausdrücklich.

Klären Sie, ob der Anbieter Daten für eigene Zwecke verwendet, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und welche Zugriffe möglich sind. Die konkrete rechtliche und berufsbezogene Beurteilung sollte vor dem Einsatz mit realen Mandatsdaten erfolgen.

Ein fiktiver Pilot für fehlende Belege

Das Team definiert eine Liste erwarteter Unterlagen für einen bestimmten Arbeitsprozess. Ein System vergleicht den freigegebenen Eingang mit dieser Liste und erstellt einen Entwurf für eine Rückfrage.

Die zuständige Person prüft, ob die Unterlage tatsächlich fehlt oder unter einer anderen Bezeichnung vorliegt. Erst danach wird die Nachricht versendet. Das System trifft keine steuerliche Entscheidung und gibt keine eigenständige Zusage an den Mandanten.

Was in die Abnahme gehört

• Richtige Zuordnung zum Mandat und zur Periode.

• Erhaltene Beträge, Währungen und Datumsangaben.

• Sichtbare Kennzeichnung fehlender Informationen.

• Keine Übernahme von Angaben aus einem anderen Mandat.

• Nachvollziehbare Quellen und fachliche Freigabe.

• Kontrollierter Umgang mit Löschung und Aufbewahrung.

Testen Sie schwierige Fälle wie Sammelbelege, mehrere Perioden und doppelte Dateinamen. Eine erfolgreiche Verarbeitung eines sauberen Beispiels genügt nicht.

Den Aufwand inklusive Kontrolle messen

Vergleichen Sie die gesamte Bearbeitungszeit mit dem bisherigen Ablauf. Erfassen Sie auch die Zeit für Korrekturen, Rückfragen und die Pflege der verwendeten Vorlagen.

Ein Pilot ist nützlich, wenn das Team verlässlicher vorbereitet arbeiten kann. Eine grosse Zahl automatisch erzeugter Texte ist ohne Qualitätsprüfung keine belastbare Kennzahl.

Mit klaren Zuständigkeiten ausbauen

Wenn der erste Schritt funktioniert, können weitere Aufgaben folgen. Jede Erweiterung braucht eine erneute Prüfung von Daten, Rechten und fachlichen Auswirkungen.

Unser Beitrag zur Rechnungsverarbeitung mit KI vertieft den Belegprozess. Unsere KI-Beratung für Schweizer KMU unterstützt Treuhandteams bei der technischen Konzeption und einem kontrollierten Pilot. Stand: Oktober 2026.