Der Unterschied liegt in der Entscheidung

Eine regelbasierte Automatisierung folgt ausdrücklich definierten Bedingungen. Beispielsweise: Wenn ein Formular die Kategorie «Support» enthält, wird ein Ticket in der zuständigen Queue angelegt.

Eine KI-Anwendung kann mit variabler Sprache oder unstrukturierten Inhalten umgehen. Sie kann etwa einen E-Mail-Text einer Kategorie zuordnen. Das Ergebnis ist jedoch nicht allein dadurch verlässlich, dass es plausibel klingt.

Auch bei einer KI-Lösung bleiben viele Schritte regelbasiert: Anmeldung, Pflichtfelder, Betragsgrenzen, Freigaben und die technische Ausführung von Aktionen.

Wann feste Regeln die bessere Grundlage sind

Nutzen Sie Regeln, wenn Eingaben strukturiert sind und das gewünschte Verhalten klar beschrieben werden kann. Ein eindeutiger Artikelcode, eine vereinbarte Frist oder ein rechnerischer Grenzwert braucht normalerweise keine sprachliche Interpretation.

Regeln sind gut nachvollziehbar. Ihre Grenzen werden sichtbar, wenn die Zahl der Ausnahmen stark wächst oder die Eingaben uneinheitlich sind. Dann lohnt sich die Frage, ob der Prozess vereinfacht werden kann, bevor zusätzliche Technik hinzukommt.

Wann KI einen Mehrwert haben kann

KI kann unterstützen, wenn Informationen aus Texten erkannt, unterschiedliche Formulierungen zusammengeführt oder Entwürfe erstellt werden sollen. Ein typischer Fall ist die strukturierte Erfassung einer Anfrage aus einer E-Mail.

Prüfen Sie aber, wie die Qualität festgestellt wird. Eine Kategorie lässt sich gegen eine fachliche Zuordnung vergleichen. Bei einer Zusammenfassung muss zusätzlich geprüft werden, ob wichtige Bedingungen fehlen oder Aussagen erfunden wurden.

Die Anthropic-Beschreibung von Workflows und Agenten hilft bei der Architekturentscheidung: Vorab festgelegte Abläufe und Systeme mit selbst gewählten nächsten Schritten sind unterschiedliche Ansätze.

Ein hybrider Ablauf am Beispiel einer Anfrage

Ein Kunde sendet eine frei formulierte Nachricht. Die KI erkennt Produktbezug, Anliegen und fehlende Angaben. Anschliessend prüfen feste Regeln, ob die notwendigen Felder vorhanden und die Werte zulässig sind.

Fehlt eine Modellnummer, wird eine Rückfrage vorbereitet. Ist die Zuordnung unsicher, geht die Nachricht an einen Menschen. Erst nach der vorgesehenen Freigabe wird eine Antwort versendet oder ein Vorgang im Fachsystem ausgelöst.

Die KI interpretiert hier den Eingang. Regeln begrenzen den Ablauf. Die Fachperson entscheidet in Fällen, die eine zuverlässige automatische Bearbeitung noch nicht zulassen.

Drei Fragen vor jeder automatischen Aktion

Was kann schiefgehen? Wie wird ein Fehler erkannt? Wie lässt sich die Wirkung korrigieren? Diese Fragen sind bei einem internen Entwurf leichter zu beantworten als bei einer Zahlung oder einer verbindlichen Zusage.

OWASP behandelt bei Excessive Agency Risiken, die aus zu weitreichenden Handlungsmöglichkeiten einer KI entstehen. Für die Umsetzung heisst das: Geben Sie einer Anwendung nur die Aktionen, die sie für ihre Aufgabe benötigt.

Eine kleine Entscheidungsvorlage

Beschreiben Sie für jeden Schritt Eingabe, Entscheidung und Wirkung. Ordnen Sie dann zu: feste Regel, KI-Unterstützung oder menschliche Bearbeitung.

Ein Schritt mit einer exakten Formel gehört in der Regel in eine deterministische Berechnung. Ein Schritt mit frei formulierter Sprache kann ein Kandidat für KI sein. Ein Schritt mit weitreichenden Folgen benötigt eine passende Prüfung, unabhängig davon, welche Technik den Vorschlag erstellt.

Notieren Sie ausserdem, wie der Ablauf ohne KI weiterläuft. Eine Automatisierung ist im Alltag nur hilfreich, wenn Fehlerfälle bearbeitbar bleiben.

Den Nutzen im Gesamtprozess prüfen

Die Zahl automatisierter Schritte ist kein gutes Erfolgskriterium. Entscheidend sind Qualität, Durchlaufzeit und der Aufwand für Ausnahmen. Manchmal ist ein kleiner KI-Baustein in einem stabilen Workflow wertvoller als eine umfassende autonome Lösung.

Unser Beitrag zu KI-Agenten, Chatbots und Workflows vertieft diese Abgrenzung. Unsere KI-Beratung hilft, für jeden Arbeitsschritt die passende Form der Unterstützung zu wählen.