Ein Thema und einen Fall auswählen

Planen Sie ein Gespräch zu einer überschaubaren Aufgabe. Bitten Sie die Fachperson, einen konkreten Fall mitzubringen: eine knifflige Reklamation, eine schwierige Übergabe oder eine ungewöhnliche Störung.

Vereinbaren Sie vorher, was dokumentiert werden darf. Entfernen Sie nicht benötigte personenbezogene oder vertrauliche Details. Halten Sie Zweck und spätere Lesergruppe fest, damit die Erklärung den richtigen Detaillierungsgrad erhält.

Einstieg: Den Fall rekonstruieren

Beginnen Sie mit offenen Fragen. Lassen Sie die Fachperson zunächst erzählen und klären Sie danach die Reihenfolge.

• Was war die Ausgangslage?

• Welche Informationen lagen zu Beginn tatsächlich vor?

• Was haben Sie zuerst geprüft und warum?

• Was war in diesem Fall ungewöhnlich?

• Woran haben Sie erkannt, dass Ihr Vorgehen funktioniert?

Fragen Sie nach beobachtbaren Hinweisen. «Man merkt das mit Erfahrung» ist der Beginn einer Nachfrage, noch keine brauchbare Anleitung.

Entscheidungen sichtbar machen

Gehen Sie an einen Punkt zurück, an dem mehrere Wege möglich waren. Fragen Sie: Welche Alternativen hatten Sie? Was sprach gegen die naheliegende Lösung? Welche zusätzliche Information hätte Ihre Entscheidung verändert?

Eine nützliche Dokumentation enthält Bedingungen: Wenn Merkmal A vorliegt, wird zuerst B geprüft. Fehlt A, ist der andere Weg vorgesehen. Vermeiden Sie, aus einer Einzelfallentscheidung eine allgemeine Regel zu machen.

Die NASA-Ressourcen zum Wissenstransfer zeigen, warum der Kontext von Erfahrung für ihre spätere Anwendung wichtig ist. Der Leitfaden hier überträgt dieses Grundprinzip auf ein kompaktes KMU-Interview.

Nach Fehlern und Grenzen fragen

Fragen Sie ausdrücklich nach Ansätzen, die nicht funktioniert haben. Welche frühen Warnzeichen wurden übersehen? Welche Handlung würde eine unerfahrene Person wahrscheinlich zu früh ausführen?

Klären Sie auch, wann die Fachperson selbst Unterstützung holt. Eine gute Wissensnotiz darf eine Eskalationsgrenze enthalten: «Ab diesem Punkt entscheidet die zuständige Stelle.» Sie muss nicht für jede Situation eine vollständige Lösung versprechen.

Eine einfache Vorlage für die Auswertung

• Aufgabe und typischer Auslöser.

• Voraussetzungen und benötigte Unterlagen.

• Prüfschritte mit ihrer jeweiligen Begründung.

• Entscheidungspunkte und bekannte Ausnahmen.

• Warnzeichen und Eskalationsweg.

• Quellen, Freigabeperson und Prüfdatum.

Ordnen Sie jede Aussage ihrem Ursprung zu. Ist sie aus einer Arbeitsanweisung übernommen, im Fall beobachtet oder eine Einschätzung der interviewten Person? Die W3C-Übersicht zur Herkunft von Informationen beschreibt die Bedeutung solcher nachvollziehbaren Entstehungszusammenhänge.

Die KI als Redaktionshilfe einsetzen

Eine KI kann aus freigegebenen Notizen eine erste Struktur erstellen. Geben Sie ihr die Anweisung, fehlende Informationen als offene Fragen zu markieren und keine Arbeitsschritte hinzuzuerfinden.

Vergleichen Sie die Zusammenfassung mit den Originalnotizen. Gerade kleine Einschränkungen wie «nur bei älteren Aufträgen» dürfen beim Kürzen nicht verschwinden. Lassen Sie technische Begriffe und Zahlen durch die Fachperson prüfen.

Rücklesen und anwenden

Senden Sie eine kurze, verständliche Fassung zurück. Fragen Sie nicht nur «Ist das korrekt?», sondern: «In welcher Situation wäre diese Anleitung falsch?» Diese Frage deckt häufig fehlende Bedingungen auf.

Anschliessend nutzt eine zweite Person die Notiz für einen passenden Fall. Ihre Rückfragen zeigen, welche Voraussetzungen noch als selbstverständlich angenommen werden. Erst nach dieser Rückprüfung sollte die Notiz als freigegebenes Wissen gelten.

Vom Interview in die Wissensbasis

Vergeben Sie einen klaren Titel und ordnen Sie die Notiz der betreffenden Aufgabe zu. Lange Gesprächsprotokolle sind als Beleg nützlich; für den Arbeitsalltag braucht es zusätzlich auffindbare, geprüfte Antworten.

Wie daraus ein Gesamtprozess wird, erklärt unser Beitrag zum Wissenstransfer vor der Pensionierung. Unsere KI-Beratung für KMU unterstützt die Verbindung von Interviews, Freigabe und späterer Suche.