Zuerst den Inhalt der Offerte festlegen

Definieren Sie, welche Bestandteile Ihr Unternehmen benötigt: Ausgangslage, Leistungsumfang, Annahmen, Ausschlüsse, Termine, Preise und Gültigkeit. Verwenden Sie eine freigegebene Vorlage.

Geben Sie der KI nicht einfach eine alte Offerte mit dem Auftrag, daraus eine neue zu machen. Alte Dokumente können überholte Preise, fremde Kundendaten oder individuelle Sonderbedingungen enthalten.

Anforderungen aus der Anfrage herausarbeiten

Lassen Sie die Anfrage in bestätigte Angaben und offene Fragen aufteilen. Eine Kundenfrage nach einer Integration bedeutet beispielsweise noch nicht, dass das betroffene System eine passende Schnittstelle besitzt.

Der Entwurf sollte diese Unsicherheit sichtbar machen: «Schnittstellenprüfung erforderlich» ist besser als eine erfundene technische Zusage. Vor dem Angebot werden die entscheidenden Lücken durch die zuständige Person geklärt.

Preise kommen aus dem führenden System

Artikelnummern, Stundenansätze, Rabatte und Steuersätze sollten aus freigegebenen Stammdaten übernommen werden. Rechenoperationen gehören in nachvollziehbare Regeln oder das vorhandene Kalkulationssystem.

Das Sprachmodell formuliert die Beschreibung. Es sollte weder einen Preis aus allgemeinem Wissen schätzen noch einen Rabatt selbstständig genehmigen. Halten Sie bei variablen Preisen fest, von wann der verwendete Stand stammt.

Die W3C-Empfehlungen zur Herkunft und Pflege von Daten bieten dafür ein allgemeines Grundprinzip: Verwendete Informationen müssen verständlich und nachvollziehbar sein. In der Offerte wird daraus eine konkrete Zuordnung zu freigegebenen Leistungs- und Preisquellen.

Ein fiktiver Beispielablauf

Ein Dienstleistungs-KMU erhält eine Anfrage für die Einführung einer internen Wissenssuche. Die KI fasst die Anforderungen zusammen und markiert die Anzahl der Datenquellen als ungeklärt.

Nach der Abklärung wählt die zuständige Person passende Leistungsmodule aus. Die Kalkulation liefert Beträge. Die KI erstellt daraus einen lesbaren Entwurf, einschliesslich der vereinbarten Voraussetzungen und ausdrücklich ausgeschlossenen Leistungen.

Die Projektverantwortung prüft Umfang und Machbarkeit; die zuständige kaufmännische Person prüft Konditionen. Erst danach wird die Offerte versendet.

Eine Freigabeliste für den Entwurf

• Stimmen Empfänger und Projektbezeichnung?

• Sind alle zugesagten Leistungen tatsächlich kalkuliert?

• Sind Annahmen und Ausschlüsse verständlich?

• Stimmen Mengen, Preise, Währung und Rechenweg?

• Sind Termine mit den Verantwortlichen abgestimmt?

• Enthält der Text fremde oder nicht freigegebene Informationen?

Diese Liste sollte am fertigen Dokument geprüft werden, nicht nur an einer Zusammenfassung des Systems.

Kundendaten gezielt verwenden

Eine Offerte kann Personendaten und vertrauliche Geschäftsinformationen enthalten. Nutzen Sie nur die für den Vorgang benötigten Daten und ein geprüftes System.

Der EDÖB zur Auslagerung von Datenbearbeitung erläutert, welche Verantwortung bei einem beauftragten Dienstleister beim Unternehmen bleibt. Klären Sie insbesondere Zugriff, Bearbeitungszweck und Löschung der übermittelten Informationen.

Den Erfolg an Nacharbeit messen

Vergleichen Sie Zeit bis zum geprüften Entwurf, Zahl der Korrekturen und Rückfragen zu unklarem Umfang. Die reine Geschwindigkeit der Textproduktion sagt wenig darüber aus, ob ein Angebot besser vorbereitet ist.

Unser Beitrag zur Anbindung von ERP und CRM an KI beschreibt die technische Grundlage. Unsere KI-Beratung in der Schweiz hilft, aus dem bestehenden Offertenprozess eine kontrollierte Unterstützung aufzubauen.