Was soll nach einem Ausfall wieder funktionieren?

Beginnen Sie nicht mit der Frage nach dem Backup-Werkzeug. Beschreiben Sie zuerst die Aufgaben, die Ihr Unternehmen nach einer Störung wieder ausführen können muss. Eine interne Wissenssuche braucht möglicherweise Quellen, Suchindex und Zugriffsrechte. Eine Auftragsassistenz benötigt zusätzlich den Stand bereits bearbeiteter Vorgänge.

Lassen Sie die Agentur die benötigten Bestandteile auflisten und ihre Abhängigkeiten erklären. Eine Sicherung der Dokumente allein stellt weder die Suchkonfiguration noch sämtliche Freigaben wieder her. Umgekehrt können technische Indizes ohne die zugehörigen Quellen und Kennungen schwer nutzbar sein.

Entscheiden Sie ausserdem, welche Komponenten neu aufgebaut werden können und welche zwingend gesichert werden müssen. Ein wiederherstellbarer Suchindex kann anders behandelt werden als eine einmalige fachliche Freigabe. Diese Entscheidung gehört dokumentiert, bevor ein Vorfall eintritt.

Zwei Ziele getrennt festlegen

Die zulässige Zeit bis zur Wiederaufnahme wird als RTO bezeichnet. Der RPO begrenzt dagegen den Zeitabstand zwischen dem Ausfall und dem jüngsten wiederherstellbaren Datenstand und damit den tolerierten Datenverlust. Beide Ziele sollten aus dem Geschäftsablauf abgeleitet werden, nicht aus einer beliebigen Standardzahl.

Die AWS-Empfehlung zur Wiederherstellungsprüfung verlangt, diese Ziele praktisch durch Übungen zu überprüfen. Für Ihre Abnahme zählt deshalb ein gemessener Ablauf, nicht ausschliesslich die theoretische Leistungsbeschreibung eines Cloud-Dienstes.

Bei einem Dokumentassistenten kann ein älterer Index akzeptabel sein, sofern neue Dokumente erneut verarbeitet werden. Bei bestätigten Änderungen im Kundensystem muss dagegen genau erkennbar bleiben, welche Aktionen bereits erfolgt sind. Sonst können beim Wiederanlauf Duplikate entstehen.

Eine fiktive Wiederherstellungskarte

Für das Beispiel eines internen Wissensassistenten wird eine isolierte Testumgebung verwendet. Die folgenden Werte sind frei gewählte Zielgrössen und keine Empfehlung für jedes KMU.

• Wiederanlaufziel: die vereinbarte Kernfunktion innerhalb von vier Stunden verfügbar machen.

• Datenziel: Der wiederherstellbare Stand darf höchstens eine Stunde vor dem simulierten Ausfall liegen; Änderungen aus maximal dieser letzten Stunde könnten fehlen.

• Umfang: Anwendungskonfiguration, freigegebene Quellen, Benutzerzuordnung und benötigte Suchdaten.

• Testfragen: bekannte Antworten, ein neues Dokument und eine bewusst gesperrte Unterlage.

• Nachweis: Beginn, Ende, verwendete Sicherung, aufgetretene Lücken und verantwortliche Person.

• Abschluss: fachliche Freigabe erst nach Prüfung von Zugriff und Ergebnisqualität.

Ein erfolgreich gestarteter Server erfüllt diese Karte noch nicht. Die Person mit eingeschränktem Zugang muss weiterhin nur die erlaubten Inhalte sehen. Ebenso muss ein bereits entfernter Zugang nach dem Wiederanlauf gesperrt bleiben.

Caches und abgeleitete Daten bewusst behandeln

Eine KI-Anwendung kann zusätzlich Antwortcaches, extrahierte Textteile oder temporäre Dateien verwenden. Legen Sie fest, ob diese wiederhergestellt oder kontrolliert neu erzeugt werden. Ein alter Cache kann sonst Antworten enthalten, die nach einer Quellenänderung nicht mehr passen.

Microsofts Caching-Leitfaden weist auf mögliche Veraltung und die begrenzte Rolle eines Caches als Datenquelle hin. Für die Wiederherstellung empfehlen wir deshalb, die jeweils massgebliche Quelle ausdrücklich zu benennen und abgeleitete Bestände darauf abzustimmen.

Auch Zugangsdaten verdienen einen eigenen Prüfschritt. Ein Backup kann eine ältere Konfiguration enthalten, deren technischer Schlüssel inzwischen widerrufen wurde. Die richtige Lösung ist nicht, den alten Schlüssel ungeprüft wieder zu aktivieren, sondern den vorgesehenen aktuellen Zugang herzustellen.

Den Ablauf von einer zweiten Person ausführen lassen

Bitten Sie eine fachlich geeignete Person, die nicht selbst die Sicherung eingerichtet hat, die Dokumentation in der Testumgebung anzuwenden. Dadurch werden fehlende Zugänge, versteckte Handgriffe und unklare Bezeichnungen sichtbar. Die Agentur sollte diese Beobachtungen in die Anleitung einarbeiten.

Notieren Sie die tatsächlich benötigte Zeit pro Abschnitt. So lässt sich unterscheiden, ob das technische Wiederherstellen langsam war oder ob ein fehlender Zugang den grössten Teil der Wartezeit verursachte. Beide Probleme benötigen andere Verbesserungen.

Wiederholen Sie die Probe nach wesentlichen Änderungen. Ein neuer Datenlieferant oder eine zusätzliche schreibende Funktion kann den erforderlichen Umfang verändern. Die alte erfolgreiche Übung ist dann hilfreiche Erfahrung, aber kein vollständiger Nachweis für den neuen Stand.

Die Wahl zwischen Cloud und eigenem Betrieb ändert die Aufgabenteilung, beseitigt diese Fragen aber nicht. einclick als KI-Agentur aus Zürich kann mit Ihnen festlegen, welche Wiederherstellungsnachweise zum Lieferumfang Ihrer Anwendung gehören.