Nicht jede Verbindung braucht eine zentrale Kopie

Ein ERP verwaltet beispielsweise Artikel und Aufträge, ein CRM Kontakte und Verkaufschancen, SharePoint Dokumente. Diese Systeme erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Eine KI-Anwendung sollte diese Unterschiede nutzen, statt sämtliche Inhalte unterschiedslos in einen neuen Speicher zu übertragen.

Je nach Anwendungsfall kann die Anwendung Daten live abfragen, ausgewählte Inhalte synchronisieren oder mehrere Wege kombinieren. Die passende Architektur hängt von Aktualitätsbedarf, Zugriffsrechten und technischer Verfügbarkeit ab.

Für jede Information eine führende Quelle festlegen

Schreiben Sie auf, welches System bei Konflikten massgeblich ist. Aktuelle Liefertermine können aus dem ERP kommen, freigegebene Produktbeschreibungen aus dem Dokumentenbestand. Eine alte Offerte darf nicht unbemerkt zur Quelle für aktuelle Preise werden.

Vermeiden Sie eine pauschale Regel wie «Das neueste Dokument gewinnt». Ein kürzlich bearbeiteter Entwurf kann weniger verbindlich sein als eine ältere Freigabe.

Gemeinsame Kennungen schaffen

Damit Informationen zusammenfinden, brauchen sie stabile Beziehungen. Eine interne Artikelnummer muss zur passenden Dokumentation führen. Eine Kundennummer muss auch dann erkennbar bleiben, wenn der Firmenname unterschiedlich geschrieben wird.

Beginnen Sie mit wenigen wichtigen Objekten: Kunde, Produkt, Auftrag oder Anlage. Erfassen Sie für jedes Objekt Kennung, führendes System und zulässige Beziehungen. Fehlende oder mehrdeutige Zuordnungen werden als Ausnahme behandelt, nicht vom Sprachmodell geraten.

Die W3C-Empfehlungen zu Daten im Web behandeln unter anderem stabile Identifikation und Metadaten. Diese Prinzipien lassen sich auch auf interne Datenverbindungen übertragen.

Aktualität pro Datenart bestimmen

Eine Produktbeschreibung kann regelmässig synchronisiert werden. Ein aktueller Lagerbestand verlangt möglicherweise eine unmittelbare Abfrage. Definieren Sie die tolerierbare Verzögerung pro Information.

Zeigen Sie in der Anwendung, von wann eine Information stammt. Planen Sie, wie mit nicht erreichbaren Quellen umgegangen wird. Eine veraltete Kopie kann als gekennzeichneter Hinweis nützlich sein, darf aber nicht wie eine aktuelle Zusage erscheinen.

Berechtigungen über alle Ebenen erhalten

Ein Benutzer kann Zugriff auf einen Kundenkontakt haben, ohne vertrauliche Vertragsanhänge sehen zu dürfen. Ein gemeinsamer Assistent muss diese Unterschiede erhalten.

Microsoft erläutert für Microsoft 365 Copilot den Zusammenhang zwischen Zugriff und verfügbaren Inhalten. Bei einer eigenen Integration müssen Sie das Berechtigungsmodell selbst durchgängig umsetzen und testen. Die blosse Anbindung an Microsoft 365 garantiert das nicht.

Ein konkreter Pilotumfang

Ein fiktiver Vertrieb möchte Fragen zu Produkten beantworten. Der erste Pilot verbindet freigegebene technische Dokumente mit Artikelkennungen aus dem ERP. Preise, Kundendaten und automatische Bestellungen bleiben zunächst ausserhalb des Umfangs.

Das Testset enthält ähnliche Artikelnummern, eingestellte Produkte und Dokumente mit mehreren Revisionen. Erst wenn die Zuordnung und Quellenwahl zuverlässig geprüft sind, folgt eine zusätzliche Datenart. So wird jede Erweiterung nachvollziehbar.

Was in die Integrationsvereinbarung gehört

Dokumentieren Sie Quellen, Abrufart, Feldzuordnung, Aktualisierung, Rechte und Fehlerbehandlung. Legen Sie fest, wer bei einer Änderung im Quellsystem informiert werden muss.

Eine Schnittstelle ist kein einmaliger Kabelanschluss. Neue Felder, geänderte Rollen oder andere Exportformate können den Betrieb beeinflussen. Die laufende Pflege gehört deshalb von Beginn an zum Projekt.

Unser Beitrag zur Anbindung über API und MCP erklärt die technische Schnittstelle genauer. Unsere KI-Beratung in der Schweiz hilft, aus getrennten Beständen einen kontrollierten Zugang für konkrete Aufgaben aufzubauen.